Al momento en que los socios/accionistas fundadores de una sociedad mercantil proceden a constituir la misma, lo hacen considerando que operará durante un período largo de tiempo o en la mayoría de los casos, durante “tiempo indefinido”. Es decir, casi nunca se proyecta que la compañía ejercerá su objeto social temporalmente durante un plazo determinado.
Sin embargo y por un sin fin de razones, suele muchas veces suceder en algún momento de vigencia de la entidad que ésta deja de realizar su objeto social y, en consecuencia, la Sociedad deja de ejercer sus actividades mercantiles producto de una decisión de sus socios/accionistas. Ese paro o suspensión de operaciones puede ser temporal o total.
En cualquier caso, mientras la compañía deja de ejecutar su giro social, las responsabilidades legales tanto de la Sociedad, como de sus Representantes y socios/accionistas, se mantienen plenamente vigentes. En este sentido, a pesar de que la entidad no opere comercialmente, ésta debe seguir cumpliendo determinadas obligaciones, entre ellas, aquellas de naturaleza tributaria. Es decir, la Sociedad como un contribuyente activo inscrito debidamente ante el Registro Tributario Unificado -RTU-, se encuentra obligada a dar cumplimiento a aquellas obligaciones tributarias de naturaleza formal, aunque no ejecute actividades mercantiles.
De tal suerte que, independientemente de los regímenes impositivos bajo los cuales se encuentre acogida, la compañía está obligada a continuar presentando en tiempo ante la autoridad tributaria, sus respectivas declaraciones de impuestos sin movimiento y cuando corresponda con “base 0”; así como dar cumplimiento a aquellas actualizaciones y/o obligaciones formales que dicha autoridad pueda eventualmente requerir. La falta de cumplimiento de tales obligaciones de carácter formal puede acarrear multas, recargos e intereses para la Sociedad contribuyente.
Por lo que, puede afirmarse que, ante el hecho de un paro temporal o total de actividades mercantiles por parte de una Sociedad, la personalidad jurídica de la misma continúa con plena vigencia y no existe normativa o disposición legal alguna que permita inactivar o congelar a la misma con el simple fin de suspender su vigencia.
Ante este escenario, existe un camino legal a seguir para lo cual los socios/accionistas de la entidad deberán tomar una decisión respecto a si se procede con la disolución y liquidación a la misma. Este proceso deberá seguirse conforme a las normas indicadas en el pacto social de la compañía, así como en el propio Código de Comercio y el primer paso que debe darse, es tomar la decisión a través de una Asamblea General de Accionistas o Junta General de Socios. Finalmente, una vez concluido el proceso legal de disolución y liquidación ante el Registro Mercantil, el contador de la Sociedad deberá notificar a la Superintendencia de Administración de Tributaria (SAT), que la compañía ha quedado legalmente disuelta y liquidada, para los efectos legales pertinentes.