La Apostilla es un certificado que avala el origen de un documento en la autenticidad de firma del funcionario local del país en donde se ha emitido. El cual puede extender un Estado que sea parte del Convenio de La Haya de 1961 que suprime la obligación de legalizar los documentos públicos extranjeros (Convenio de la Apostilla).
En Guatemala la única autoridad competente para emitir la apostilla es el Ministerio de Relaciones Exteriores, dicha entidad publico el día dieciocho de septiembre del año dos mil diecisiete que Guatemala se incorporó a la Convención de La Haya, el cual lo Decreto el Congreso de la República de Guatemala a través del Decreto Número 1-2016.
Actualmente el Ministerio de Relaciones Exteriores creo un nuevo método para realizar las apostillas electrónicas como una forma más practica donde Guatemala se suma en el uso de la tecnología, dicha apostilla se caracteriza por las medidas de seguridad que brinda dicha entidad entre ellos, el código de verificación QR, número de apostilla y firma electrónica avanzada, con una versión trilingüe es decir en idioma español, inglés y francés.
A partir del primero de febrero del año en curso entrara en vigencia el nuevo sistema de Apostilla Electrónica.
Procedimiento para Apostilla Electrónica
1. Crear usuario: Ingresar a la página del Ministerio de Relaciones Exteriores y crear cuenta e ingresar número de Documento Personal de Identificación o Pasaporte en caso de ser extranjero.
En el formulario debe proporcionar la información siguiente:
– Datos personales, (nombres y apellidos).
– Contacto (teléfono-correo electrónico).
– Datos de residencia.
– Crear una contraseña.
– Registrar cuenta.
Una vez creada la cuenta el sistema envía al correo electrónico una notificación con un PIN, el cual será el numero para iniciar sesión por primera vez en el sistema, posteriormente ya puede ingresar a la plataforma.
2. Ingreso Trámite Apostilla:
– Realizar nueva solicitud
– Ingresar país de destino donde surtirá efectos el documento.
– Describir el documento que se apostillara.
– Adjuntar documento escaneado en DPF que no pese más de 10 megas.
– Enviar y confirmar la solicitud.
El sistema indica la fecha, número y estado de solicitud aprobada misma que es notificada al correo electrónico del usuario.
3. Impuesto:
La Apostilla esta afecta al pago de especies fiscales por valor de Q. 10.00., fundamentado en el numeral 1 Artículo 5 de la Ley de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolo Decreto número 37-92 del Congreso de la República, dicho impuesto debe ser cancelado con formulario número 7130 (especies fiscales) que se encuentra en Declaraguate-SAT, en dicho formulario debe seleccionar tarifas especificas (auténticas de firmas en el país)
Posteriormente en el sistema en la opción solicitud aprobada, debe ingresar fecha, número del formulario, y número de Código Único de Identificación –CUI- del contribuyente del formulario 7130 Impuesto del Timbre.
4. Envió electrónico:
El Departamento de auténticas del Ministerio de Relaciones Exteriores notifica electrónicamente al usuario, indicando que la apostilla esta generada brindando datos de la misma y es adjunta al correo en formato PDF para que pueda ser descargada.
Sin embargo, en el sistema se puede verificar y descargar las solicitudes de los documentos Apostillados que ha requerido cada usuario.
El Ministerio de Relaciones Exteriores busca con este nuevo sistema la innovación y el desarrollo integral de métodos informáticos como un método ágil.