La normativa legal vigente guatemalteca, establece que las sociedades anónimas deben realizar por lo menos una vez al año la celebración de la asamblea general ordinaria, ésta se debe llevar a cabo dentro de los primeros cuatro meses del año, por lo tanto, si aún no han celebrado su Asamblea Ordinaria, está a tiempo hasta el 30 de abril del año en curso, para estar en cumplimiento legal.
Los asuntos que el Código de Comercio regula que deben tratarse en la agenda de la Asamblea Ordinaria son los siguientes:
Discutir, aprobar o improbar el estado de pérdidas y ganancias, el balance general y el informe de la administración, y en su caso, del órgano de fiscalización, si lo hubiere, y tomar las medidas que juzgue oportunas.
Nombrar y remover a los administradores, al órgano de fiscalización, si lo hubiere, y determinar sus respectivos emolumentos.
Conocer y resolver acerca del proyecto de distribución de utilidades que los administradores deben someter a su consideración.
Conocer y resolver de los asuntos que concretamente le señale la escritura social.
Todo accionista tiene derecho a pedir que la asamblea general ordinaria anual resuelva sobre la distribución de las utilidades. Este es uno de los asuntos más importantes para los accionistas para celebrar la asamblea general ordinaria anual.
Debe existir una convocatoria para la celebración de la asamblea, ésta será realizada por los administradores o por el órgano de fiscalización, si lo hubiere. Esta convocatoria debe publicarse en el Portal del Registro Mercantil y además deberá enviarse a los tenedores de éstas y a la dirección que tengan registrada, un aviso escrito, que contenga los detalles antes indicados, el que deberá remitirse por correo certificado.
Para que una asamblea ordinaria se considere reunida, deberán estar representadas, por lo menos, la mitad de las acciones que tengan derecho a voto.
Las resoluciones sólo serán válidas cuando se tomen, por lo menos, por la mayoría de votos presentes.
La participación o toma de decisiones en asambleas, juntas, sesiones administrativas, el envío de convocatorias y cualquier comunicación entre los socios o entre los socios y la sociedad mercantil, podrá realizarse por cualquier método de comunicación a distancia, según lo estipulado en la escritura social.
En caso se utilicen tecnologías que permitan la comunicación a distancia, se considerará que el acto ocurrió en el lugar en el que la sociedad tenga su domicilio. Para la validez de cualquier comunicación a distancia, la escritura social podrá determinar la aplicación de los mecanismos previstos en la legislación nacional, o cualquier otra alternativa que permita asegurar la autenticidad e integridad de sus comunicaciones.
Si su sociedad no ha sido modificada para realizar la asamblea por cualquier método de comunicación a distancia, no puede realizarse de esta forma y debe realizarse presencial o bien por apoderados con derecho a voz y voto.
Estados e informes a la vista:
Durante los quince días anteriores a la asamblea ordinaria anual, estarán a disposición de los accionistas, en las oficinas de la sociedad y durante las horas laborales de los días hábiles:
El balance general del ejercicio social y su correspondiente estado de pérdidas y ganancias.
El proyecto de distribución de utilidades.
El informe detallado sobre las remuneraciones y otros beneficios de cualquier orden se hayan recibido los administradores.
La memoria razonada de labores de los administradores sobre el estado de los negocios y actividades de la sociedad durante el período precedente.
El libro de actas de las asambleas generales.
Los libros que se refieren a la emisión y registros de acciones o de obligaciones.
El informe del órgano de fiscalización, si lo hubiere.
Cualquier otro documento o dato necesario para la debida comprensión e inteligencia de cualquier asunto incluido en la agenda.
Cualquier otro documento o dato necesario para la debida comprensión e inteligencia de cualquier asunto incluido en la agenda.
La celebración de la Asamblea General Ordinaria anual, más allá de ser una obligación legal que debe cumplirse, es y debe ser considerada con suma importancia por los accionistas, administradores y órgano fiscalizador, para tratar los asuntos vitales para un correcto manejo de la sociedad.
Nota
El presente documento tiene objeto informativo y no constituye una asesoría legal. Cualquier consulta sobre un caso en concreto, por favor comunicarse con nosotros para brindarle la asesoría jurídica pertinente.
Departamento Corporativo. Berger Pemueller & Asociados.